fnctId=thesis,fnctNo=318
교육지원청 비전자기록물 관리의 현황과 개선방안 : 부산광역시 교육지원청 사례를 중심으로
- 링크
- http://www.riss.kr/search/detail/DetailView.do?p_mat_type=be54d9b8bc7cdb09&control_no=84dc7345b23dfb20ffe0bdc3ef48d419&keyword=%EC%9D%B4%EB%AC%B4%EB%9D%BD
- 작성자
- 조지은
- 저자
- 이무락
- 발행사항
- 부산 : 부산대학교 대학원, 2022
- 발행일
- 2022.08.
- 국문초록
- 이 연구의 목적은 교육지원청 비전자기록물의 관리 현황과 문제점을 살펴보고 해결방안을 모색하기 위함이다. 이를 위해 기록연구사의 업무를 조사하고 교육지원청 기록물의 생애주기에 맞추어 분류하였다. 분류된 각 단계의 문제점을 파악하기 위해 업무담당자, 기록연구사와의 면담을 통해 살펴보았으며, 문제점의 원인 바탕으로 개선방안을 제안하였다.
교육지원청 비전자기록물의 생산 단계에서의 문제점은 다음과 같다.
첫째, 단위과제의 설명이 부족하여 동일한 내용의 기록물이 다른 단위과제에 편철되기도 한다.
둘째, 기록물관리 교육이 매년 같은 내용과 방식으로 진행되어 업무담당자들에게 별로 도움이 되지 못한다.
셋째, 비전자기록물의 생산 즉시 등록과 편철하지 않아 미등록기록물과 편철이 미흡한 기록물이 발생한다.
교육지원청 비전자기록물의 이관 단계에서의 문제점은 다음과 같다.
첫째, 비전자기록물의 생산단계에서 등록과 편철을 제때 하지 않아 미등록기록물이나 편철이 잘못된 기록물을 이관하게 된다.
둘째, 업무담당자의 무책임한 비전자기록물 이관 연기 요청으로 기록관으로 이관해야할 기록물을 이관하지 못한다.
셋째, 폐원하는 사립유치원에서 이관하는 기록물은 관리 상태가 좋지 못하다.
넷째, 기록연구사가 학교의 기록물이관에 관여할 수 없고, 학교 교무실에서 생산하는 비전자기록물에 대한 관리 매뉴얼이 부족하다.
교육지원청 비전자기록물의 보존과 활용 단계에서의 문제점은 다음과 같다.
첫째, 이관하는 중요기록물은 늘어나지만 중요기록물을 처분할 수 없어 기록관의 서가가 부족하다.
둘째, 기록관리시스템을 이용한 비전자기록물의 검색이 불편하여 사용자들에게 외면받고 있다.
셋째, 학교기록관의 시설이 미비하거나 담당자의 역량이 부족함으로 인해 학교기록물의 관리 상태가 좋지 못한 경우가 있다.
교육지원청 비전자기록물의 처분 단계의 문제점은 다음과 같다.
첫째, 평가대상 기록물에 대해 업무담당자의 ‘평가 보류’ 의견이 많아 처분되어야 할 기록물이 기록관에 남아있다.
둘째, 실물을 보지 못한 채 학교기록물의 기록물평가가 이루어지며, 폐기 당일에 검수가 가능하다.
각 단계에서 도출한 문제점과 해결방안을 토대로 다음과 같이 교육지원청 비전자기록물 관리의 개선방안에 대해 다음과 같이 제안하였다.
첫째, 교육지원청 기록연구사는 각 처리과에서 보유 중인 비전자기록물의 대해 점검할 수 있는 제도가 필요하다.
둘째, 기록물관리지침이나 학교기록물관리지침 등에서 명료하게 설명해주지 못한 부분을 보충할 수 있는 세부적인 상황과 업무에 대한 기록물관리 매뉴얼이 제작되어야 한다.
셋째, 업무담당자의 다양한 기록물관리 숙련도나 업무유형에 맞는 맞춤형 기록물관리 교육이 준비되어야 한다. 또한 기록물에 대한 인식을 높일 수 있는 교육도 함께 준비되어야 한다.
넷째, 시민들의 기록물에 대한 관심을 향상시키기 위한 방안으로 부산광역시교육청이 진행 중인 프로젝트에 교육지원청도 역할을 할 수 있어야 한다.
- 영문초록
- The purpose of this study is to examine the current status and problems of management of non-electronic records by the District Office of Education, and to find solutions. To this end, the work of archival researchers was investigated and classified according to the life cycle of the records of the District Office of Education. In order to understand the problems of each classified stage, we conducted an interview with the person in charge of work and the record researcher. And Based on the cause of the problem, an improvement plan was proposed.
The problems in the production stage of non-electronic records of the District Office of Education are as follows.
First, due to the lack of explanation of BRM, records with the same content are filed in different unit tasks.
Second, the records management education is conducted in the same way every year, so it is not very helpful to the people in charge of the work.
Third, non-electronic records are not registered and filed immediately after production, resulting in unregistered records and insufficiently filed records.
The problems in the transfer stage of non-electronic records of the District Office of Education are as follows.
First, unregistered records or records with incorrect filing will be transferred.
Second, records cannot be transferred due to a request for postponement of the transfer of non-electronic records by the officer in charge.
Third, the records transferred from private kindergartens are not in good condition.
Fourth, the archivist cannot be involved in the transfer of records at the school, and the manual for the records produced in the school office is poor.
The problems in the preservation and service stage of non-electronic records of the District Office of Education are as follows.
First, it is impossible to transfer important records, so there is not enough bookshelves for the archives.
Second, it is inconvenient to search for non-electronic records using the records management system.
Third, there are cases in which the management of school records is not good due to insufficient facilities or insufficient ability of the person in charge.
The problems at the stage of disposal of non-electronic records of the District Office of Education are as follows.
First, due to the non-cooperation of the competent officer, the records to be disposed of remain in the archives.
Record evaluation of school records is performed without seeing the real thing, and inspection is possible on the day of disposal.
Based on the problems and solutions drawn from each stage, the improvement plan for the management of non-electronic records of the District Office of Education was proposed.
First, records researchers at the District Office of Education support need a system to check the non-electronic records held by each processing department.
Second, records management manuals for detailed situations and tasks that can supplement the parts that are not explained in the guidelines should be prepared.
Third, records management training tailored to the various records management proficiency or job types of the person in charge should be prepared. In addition, education to raise awareness of records should be prepared.
Fourth, the District Office of Education Support should also make an effort to improve citizens' interest in records.
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